Pulizie di primavera in ufficio

Siamo all’inizio di marzo e sembra essere già arrivata la primavera: le giornate si allungano e si pensa alle pulizie di primavera… una specie di risveglio collettivo dal torpore invernale. In questi giorni mi sto dedicando alla pulizia del mio spazio di lavoro.

Pulizie di primavera in ufficio

Procedo così:

1. metto la musica

2. sgombero la scrivania

Mi servirà per appoggiare le cose da sistemare. 

3. parto a riordinare le cose facili

(per avere subito soddisfazione), svuoto i contenitori, li pulisco e rimetto le cose nei cassetti.

Scrivania

Per me è fondamentale mantenere la scrivania più vuota possibile perché quando lavoro ho bisogno di spazio per vedere le cose, tagliare, incollare… e perché la mia scrivania in realtà è un co-working: capita spesso che ci sediamo in tre, io e le mie piccole collaboratrici!

Portapenne personale (tengo solo le penne che uso più frequentemente): lo svuoto e provo ogni penna per vedere se funziona. Quelle che non scrivono le butto (oppure metto la cartuccia di scorta)

Portapenne condiviso (vasto assortimento di penne, pennarelli, glietter e forbici e colori che condivido con i miei figli quando vengono a lavorare con me 😅 ): si occupano loro di provare le penne, è diventato un gioco disegnare gli arcobaleni sui fogli!

Blocco notes clienti

Clipboard con to-do list giornaliera

Agenda

Svuoto l’inbox (un raccoglitore dove metto tutti i foglietti degli appunti, cose da fare, comunicazioni ricevute ecc. prima di esaminarli uno per uno, una volta a settimana, almeno)

Cassettiera

Svuoto un cassetto alla volta e raggruppo per categorie gli oggetti (meno categorie meglio è)

Cassetto fogli da riciclare 

Li sbarro dalla parte delle scritte così non faccio confusione e sono sicura che sono fogli “vecchi” per gli appunti o le note.

Cassetto cancelleria 1

  • graffette (uso un contenitore in metallo sotto il quale ho messo una calamita… così non vanno in giro)
  • elastici (non li uso molto, li metto tutti dentro un contenitore nell’archivio cancelleria di scorta)
  • post-it
  • pinze per la carta
  • gomme
  • temperini
  • pennarelli “speciali” indelebili, da lavagna… (controllo che scrivano e butto il resto)
  • graffette di scorta
  • mine per portamene
  • puntine da disegno
  • fermacampioni

Cassetto cancelleria 2

  • Pinzatrice
  • foratrice
  • timbri
  • tamponi
  • temperino elettrico (un ottimo investimento che consiglio per chi ha bambini che frequentano la scuola)

Cassetto “elettronico”

Scatola con chiavette usb e varie schede, scatola con cavi, caricatori ecc (controllo che i cavi mi servano tutti…)

Cassetto quaderni

Quando non li uso li tengo nel cassetto: quaderno idee, quaderno riunioni scolastiche, quaderno delle 1000 cose che prima o poi vorrei fare…

Raccoglitori in uso durante l’anno:

Arrivata a questo punto di solito mi prende lo sconforto… ma quest’anno ho ridotto il numero di categorie e raccoglitori e ora viaggio più veloce:

  • conti di casa dell’anno in corso (le cose vecchie sono nell’archivio a lungo termine) lo tengo qui perché questo è il posto dove riordino anche i conti di casa
  • contabilità anno in corso (lavoro)
  • raccoglitore progetti in corso con le cartelline dei progetti a cui sto lavorando, che di solito tengo sulla scrivania mentre lavoro
  • raccoglitore per il materiale del blog e del sito
  • raccoglitore con materiale corsi di organizzazione
  • riviste che mi piace avere a portata di mano
  • campioni dei lavori appena terminati (da archiviare dopo un mese dal termine… se ci sono contestazioni li ho a portata di mano)

4. spolvero scrivania, librerie e scaffali

5. passo l’aspirapolvere

6. apro le finestre

7. annaffio le piante

8. lavo il pavimento

Il mio ufficio ha subito continui cambiamenti nel corso del tempo perché non riuscivo a semplificare la suddivisione dei materiali e cercavo continuamente la soluzione migliore. Ora che ho definito meno categorie è più facile rimettere in ordine e ricordarmi qual’è il posto giusto di ogni cosa. La primavera è l’occasione giusta per far entrare aria fresca, rinnovare e semplificare, anche al lavoro.

Ti è mai successo di riordinare ed organizzare e dopo una settimana tutto torna come prima?

Sono curiosa: quali cose strane nascondono i tuoi cassetti?

Io ho trovato un cioccolatino al caffè, una candela e delle belle calamite che non ricordavo di avere.

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