La gestione delle urgenze

Come gestisci le urgenze?

Troppe volte il nostro lavoro viene interrotto, magari “sul più bello”, quando siamo concentrate e produttive, perdiamo il filo di ciò che stavamo facendo e non riusciamo a concludere quello che avevamo iniziato. Uno studio americano ha rivelato che per ritornare al nostro lavoro dopo varie interruzioni impieghiamo in media, durante una giornata, circa 23 minuti.

Per arginarle questo problema e recuperare un po’ di tempo è utile pianificare a priori tutte le attività importanti della giornata e scriverle in agenda o su una lista

  • cercando di stimare in maniera oggettiva i tempi per svolgerle;
  • calcolando un margine di imprevisto.

Le attività urgenti possono arrivare quando hai lasciato irrisolti alcuni problemi o lavori, quindi pianifica bene e non procrastinare!  

Pianificando le tue attività sarai anche in grado di stabilire il carico di lavoro per ciascun giorno, settimana, mese così facendo potrai rispondere in maniera più consapevole quando riceverai una richiesta “urgente”.

Se non sai quanto tempo impieghi per completare ciascuna attività prova, per qualche giorno, a tenere il tempo. Puoi utilizzare applicazioni come Toggl oppure semplicemente segnarti attività e tempi su di un foglio.

Penso sia importante fare almeno una prova con questo tipo di pianificazione, stimando i tempi necessari per ciascuna attività, perché ci si rende conto del tempo reale necessario a svolgerla (e spesso è diverso da quello che abbiamo ipotizzato). Ti sarà utile per organizzare i lavori in futuro!

Nonostante io ami alla follia quaderni e agende cartacee, per pianificare le mie giornate sto usando il calendario sul computer perché mi permette di avere una visione chiara degli impegni settimanalimodificare facilmente le attività e soprattutto è sempre in ordine. 😜

Sono veramente urgenti e importanti?

Sappiamo bene che dobbiamo imparare a dire di no… ma quando arriva un’urgenza puoi fare così:

  • fai un bel respiro;
  • valutane l’importanza (è utile al raggiungimento dei i miei obbiettivi?);
  • se è importante e puoi risolverla subito agisci; poi cerca di capire come poterla affrontare qualora dovesse ripresentarsi e ritorna al tuo lavoro;
  • se non è importante scrivila nella lista delle cose da fare il prima possibile e continua il tuo lavoro.

Naturalmente pianificando non si eliminano gli imprevisti ma, una volta risolti, sarai in grado di ritrovare più velocemente il punto in cui ti sei interrotta.

A volte le interruzioni possono essere causate dalle notifiche sul cellulare o sul computer. Quando fai un lavoro importante o che richiede tutta la tua concentrazione ricordati di disattivarle. Avvisa familiari e colleghi che, in caso di urgenza (reale), ti contattino con una telefonata.

Tu come le gestisci? Scrivilo nei commenti!

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